Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Residenssi LKV Oy (Y-tunnus 3020511-1).
Verkkopalvelu kauppakirja.net on Residenssi LKV Oy:n ylläpitämä palvelu.
Osoite: Bulevardi 21, 00180 Helsinki
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Janne Lämsä
Sähköposti: tilaukset@kauppakirja.net
Puhelin: +358 50 448 3630
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään:
- kauppakirjojen, vastuunrajoitusehtojen ja muiden tilattujen asiakirjojen laatimiseksi ja toimittamiseksi
- kauppojen toteuttamiseksi Maanmittauslaitoksen kaupankäyntipalvelussa, kun palvelu on tilattu
- asiakassuhteen hoitamiseksi
- maksujen käsittelyä, laskutusta ja kirjanpitoa varten
- palveluiden kehittämiseksi sekä asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi.
Käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti sopimus tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet asiakkaan pyynnöstä. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä oikeutetun edun perusteella esimerkiksi reklamaatioiden käsittelyyn.
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi:
- tilaajan ja kaupan osapuolten nimet ja yhteystiedot
- kaupan osapuolten henkilötunnukset, jotka pyydetään erikseen kauppakirjan viimeistelyä varten
- kaupan kohdetta ja kauppaa koskevat tiedot
- asiakkaan toimittamat asiakirjat ja liitteet
- maksu- ja laskutustiedot
- asiakasviestintä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta ja kaupan osapuolilta. Kauppakirjan laatimiseksi voidaan käyttää myös julkisia rekistereitä, kuten kiinteistötietojärjestelmää ja huoneistotietojärjestelmää.
Henkilötietojen luovutukset ja käsittelijät
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman laillista perustetta. Kun kauppa toteutetaan Maanmittauslaitoksen kaupankäyntipalvelussa, kauppaa koskevat tiedot tallennetaan palveluun. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.
Maksut käsittelee Klarna Bank AB (publ), joka käsittelee maksamiseen liittyviä tietoja omana rekisterinpitäjänään Klarnan oman tietosuojaselosteen mukaisesti.
Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia esimerkiksi verkkosivujen ylläpitoon, sähköpostiin, pilvipalveluihin, kirjanpitoon ja laskutukseen. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli siirtoja tehdään, ne toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämillä asianmukaisilla suojatoimilla.
Tilausten tiedot ja liitteet
Tilauslomakkeella lähetetyt tiedot ja liitteet tallentuvat verkkosivuston palvelimelle suojattuun kansioon, johon ei ole pääsyä verkosta. Kesken jääneet, lähettämättömät tilaukset liitteineen poistetaan automaattisesti viikon kuluttua.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Kauppakirjoihin liittyviä tietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuoden ajan mahdollisten oikeudellisten vaatimusten käsittelemiseksi.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
- pyytää tietojen poistamista silloin, kun siihen on lain mukainen peruste
- rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- saada henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun siihen on lain mukainen oikeus.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Lisätietoja on osoitteessa tietosuoja.fi.
Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Evästeet
Sivusto käyttää vain sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Maksuvaiheessa Klarna voi käyttää omia evästeitään maksun käsittelyyn. Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimensa asetuksista.
Tietosuojaselosteen päivittäminen
Residenssi LKV Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön tai palveluiden muuttuessa. Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivustolla.